メールの返信は、1日のうちで意外と時間を取る作業です。とくに敬語の言い回しや書き出しで手が止まりがちです。ChatGPTを使えば、受信メールを貼り付けて「この方向で返して」と伝えるだけで、返信の下書きが数分でできあがります。

このレッスンでは、相手に合わせた敬語で、そのままコピーして送れる返信を作る方法を学びます。ポイントは3つ。①受信メールを丸ごと貼る ②返す方向（結論）を一言添える ③敬語のレベルを指定する、です。

コツをおさえると、ChatGPTが出しがちな「堅すぎる敬語」も、相手にちょうどいいトーンに調整できます。まずは社内の連絡メールなど、気軽に試せるものから始めてみてください。

【 】の部分を自分の業務内容に置き換えて、そのまま貼り付けて使えます。

01 受信メールに「貼るだけ」で返信する

使う場面：届いたメールに、相手に合わせた敬語で早く返したいとき

あなたは丁寧なビジネスメールが得意なアシスタントです。
以下の受信メールへの返信を作成してください。

# 条件
- 敬語レベルは受信メールに合わせる（相手が「です・ます」なら同レベル、役員なら一段丁寧に）
- 構成は「結論 → 理由 → 次のアクション」の順
- 絵文字・記号（** や —）は使わない
- 宛名「◯◯様」と、書き出し「いつもお世話になっております。△△部の□□です。」を付ける

# 返信の方向性
（記入例：第2候補の日程で調整したい）

# 受信メール本文
（記入例：ここに相手のメールを貼り付ける。顧客名・金額は【A社】【◯◯円】に置き換える）

02 角を立てずにお断りする

使う場面：依頼を断りたいが、関係は続けたいとき

以下の依頼を「お断り」する返信を、角を立てない丁寧な言い方で作成してください。

# 条件
- 相手：取引先のご担当者
- 断る理由：（記入例：今期は予算の都合がつかないため）
- 代替案を1つ添える（記入例：来期に再検討／別プランの提案）
- クッション言葉（恐れ入りますが／あいにく／せっかくのお話ですが）を使う
- 最後は関係を続けたい姿勢で締める

# 受信メール本文
（記入例：ここに相手のメールを貼り付ける）

03 敬語のレベルを3パターンに書き分ける

使う場面：同じ用件を、相手によって使い分けたいとき

次の下書きメールを、3パターンに書き分けてください。

# パターン
①社内の同僚向け（カジュアル寄りの敬語。「〜ですね」「〜しましょう」もOK）
②取引先向け（標準的なビジネス敬語）
③役員・お客様向け（最も丁寧。「恐れ入りますが」「〜いただけますと幸いです」を使う）

【下書き】
（記入例：来週の打合せを水曜15時に変更したい）

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談

株式会社◯◯
◯◯様

いつもお世話になっております。△△部の□□です。
ご提案いただいた日程につきまして、第2候補の◯月◯日（水）15時でお願いできますと幸いです。
当日は貴社にお伺いいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

このように宛名・書き出し・結論・締めまで整った形で出てきます。あとは日程と相手のお名前が正しいかを確認するだけです。記号や絵文字が入っていないので、そのままメールソフトに貼っても崩れません。

• 宛名・相手のお名前が正しい
• 日時・金額など事実が受信メールと合っている
• 敬語のレベルが相手に合っている（過剰・不足がない）
• 絵文字や記号が混ざっていない（コピペで崩れない）
• 顧客名や社外秘を入力していない

次にメールの返信をするとき、受信メールを貼って「この方向で、相手に合わせた敬語で返して」と頼んでみましょう。慣れたら、よく使う「敬語レベルの指定」を自分のメモに保存しておくと、毎回同じ品質で返せます。まずは社内メールから始めるのが安心です。