Excelの表を貼るだけ:ChatGPTで週次レポートを自動作成
表データを読み取り、傾向、異常値、示唆を文章化して、上司に共有できる短いレポートにまとめます。
- 表データからポイントを抽出できる
- ビジネス向けレポート文に変換できる
- 確認すべき数値を見つけられる
毎週の週報づくりは、数字を眺めて文章に起こす、意外と手間のかかる作業です。ChatGPTを使えば、Excelの表を貼り付けるだけで、上司提出用の週報の下書きができます。
コツは、表を渡すときに「上司に出す週報」という用途と、決まった構成を一緒に伝えることです。今週の実績 → 進捗 → 課題 → 来週の予定 → 所感、という型に沿わせると、そのまま提出できる形になります。
1つだけ注意があります。ChatGPTは、合計や前週比などの計算を間違えることがあります。数字は必ず自分で検算してから提出してください。
表を「貼る」方法を選ぶ
「貼るだけ」には3つの方法があります。①セルをコピーして貼り付け(いちばん確実。無料版でもOK)、②Excelファイル(.xlsx/.csv)をアップロード、③画面のスクリーンショットを貼る。迷ったら、①のテキスト貼り付けが安全です。
列の意味を一言添える
日本語の列名でも、AIが取り違えることがあります。「1列目=日付、2列目=顧客名、3列目=金額(円)」のように列の意味を一言添えると、正しく読み取ってくれます。
週報の「型」を指定する
「今週のサマリー(結論から)→ 実績 → 進捗 → 課題 → 来週の予定 → 所感」という構成を固定して指示します。事実は簡潔に、所感はです・ます調で。同じ型を毎週使えば、チームで体裁がそろいます。
数字を検算して仕上げる
AIが出す合計・前週比・達成率は、必ず自分で確認します。「計算の元にした数字も一緒に出して」と頼むと、検算が楽になります。顧客名や売上は、伏せ字(A社・◯◯円)にしてから貼るか、一時チャットを使います。
【 】の部分を自分の業務内容に置き換えて、そのまま貼り付けて使えます。
01 表を貼って、上司提出用の週報にする
使う場面:今週の業務・営業データを、週報に変換したいとき
あなたは上司に週報を提出する担当者です。 以下の表をもとに、上司提出用の週報を作成してください。 # 出力フォーマット(この構成・見出しで固定) 1. 今週のサマリー(3行以内・結論から) 2. 今週の実績(主要な数値を箇条書き。合計も出す) 3. 進捗・成果(である調で簡潔に) 4. 課題(である調で簡潔に) 5. 来週の予定(箇条書き) 6. 所感(です・ます調、一文を短く) # ルール - 表にない情報は推測で書かず「情報なし」とする - 合計や割合は計算の元にした数字も添え、私が検算できるようにする 【表】 (記入例:Excelのセルをコピーして貼り付け。1列目=日付、2列目=顧客名、3列目=金額(円)… と列の意味を書く)
02 前週比・達成率を、所感コメントに言語化する
使う場面:今週と先週の数字を、上司向けのコメントにしたいとき
以下は今週と先週の実績、および今週の目標です。 ①前週比(増減率・%)②目標に対する達成率(%)を計算し、③その数字を上司向けの所感コメントに言語化してください。 # 出力 - 数値まとめ(前週比・達成率を表で。計算の元の数字も併記) - 所感コメント(です・ます調・5行以内。「何が伸び、何が課題か」を結論から) # 注意 - 計算は間違うことがあるので、合計と%は私が検算します。元にした数字を必ず明記してください 【今週の表】(貼り付け) 【先週の表】(貼り付け) 【今週の目標】(記入例:売上300万円、新規商談15件)
03 課題と、来週の打ち手を抽出する
使う場面:データから「今週の課題」と「来週やること」を示したいとき
以下の今週の実績表を分析し、上司への報告に使えるよう、 「今週の課題」と「来週の具体的な打ち手」を抽出してください。 # 出力 - 今週の課題(3点まで・箇条書き・である調。なぜ課題かをデータの数字で根拠づける) - 来週の打ち手(課題ごとに1つ以上・「誰が・何を・いつまでに」を含む) - 上司への一言報告(2行・結論から) # 注意 - 顧客名や個人名は「A社」「担当X」のように伏せて出力する - 表から読み取れないことは断定しない 【今週の表】 (記入例:ここにExcelの表を貼り付ける)
■今週のサマリー
新規商談が前週比+20%と伸びた一方、受注は目標に届かず、来週はクロージングが課題である。
■今週の実績
・新規商談:18件(前週15件、+20%)※要検算
・受注:4件(目標6件、達成率67%)※要検算 結論から始まり、数字に「※要検算」が付いています。この数字を自分で確かめてから提出します。所感の部分だけ、です・ます調にすると読みやすくなります。
AIの合計や前週比を、そのまま信じる
ChatGPTは計算を間違えることがあります。合計・前週比・達成率は、必ず自分で検算します。「計算の元にした数字を出して」と頼むと、確認が早くなります。
売上や顧客名を、そのまま貼る
機密の数字や顧客名は伏せ字(A社・◯◯円)にしてから貼るか、一時チャットを使います。週報を書くのに、実名や実額は必要ありません。
数字だけ並べて終わる
上司が知りたいのは「で、何が課題で、来週どうするか」です。数字を「前週比+20%で好調」のように所感の言葉に変えると、報告として伝わります。
- 合計・前週比・達成率を、自分で検算した
- 列の意味を、AIに正しく伝えた
- 結論(サマリー)が冒頭に来ている
- 顧客名・売上を伏せた、または一時チャットを使った
- 数字が「所感・コメント」に言語化されている
サンプル売上表をもとに、週次報告の文章を作ります。
無料版でもできますか?
はい。表をコピーして貼り付ける方法なら、無料版で十分にできます。ファイルのアップロードも無料版で可能ですが、1日の回数に制限があります。
ChatGPTが作った表は、そのままExcelに貼り戻せますか?
できます。出てきた表の部分をコピーして、Excelのセルに貼り付ければ戻せます。ただし数字は、必ず自分で検算してください。
売上データを入れて大丈夫ですか?
機密の売上や顧客名は伏せてから入れるのが基本です。「A社」「◯◯円」に置き換えるか、学習に使われない設定や一時チャットを使いましょう。
次の週報から、今週の表を貼って「この構成で、上司提出用の週報にして」と頼んでみましょう。使う「週報の型」を自分のメモに保存しておけば、毎週コピペで同じ品質の下書きが作れます。あとは数字を検算して、所感を自分の言葉に直せば完成です。
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