会議のあと、走り書きのメモを議事録にまとめ直す作業は、地味に時間がかかります。ChatGPTを使えば、メモを貼り付けるだけで、決定事項やToDoまで整理された議事録の下書きができあがります。

大事な前提が1つあります。ChatGPT単体では録音した音声を文字起こしすることはできません。このレッスンは「すでに手元にある会議メモや走り書き（文字）」を整える方法です（音声の文字起こしは、専用のAI議事録ツールの役割です）。

ポイントは、ただ要約するのではなく、「決定事項」と「ToDo（誰が・いつまでに）」を分けて抜き出すことです。これができると、会議後の「で、結局だれが何をするんだっけ？」がなくなります。

【 】の部分を自分の業務内容に置き換えて、そのまま貼り付けて使えます。

01 走り書きメモを議事録に整形する

使う場面：会議中の箇条書きメモを、社内共有できる体裁にしたいとき

あなたは議事録の作成を担当する事務のプロです。
以下の【会議メモ】を、社内共有用の議事録に整形してください。

# 条件
- 話し言葉（口語）は、書き言葉（文語）に直す
- 体裁は敬体（です・ます）
- 「会議名／日時／出席者／議題／決定事項／討議内容／未決事項／次回予定」の項目に整理する
- 各議題は3行以内で要約する
- 事実が不明な箇所は、勝手に補わず【要確認】と明記する

【会議メモ】
（記入例：ここに走り書きメモを貼り付ける）

02 決定事項とToDo（担当・期限）を分けて抜き出す

使う場面：「決まったこと」と「誰がいつまでに何をするか」を一覧にしたいとき

以下の【会議メモ】から、「決定事項」と「ToDo」を分けて抽出してください。

# 条件
- 決定事項：決まった内容を箇条書きで。各項目に判断の理由と、あれば見送った案も添える
- ToDo：必ず「担当者／期限／タスク内容」の3点セットの表にする。不明な場合は「未定」と記載
- 「たぶん」「できれば」など曖昧な発言は、確定タスクにせず【要確認】として別枠にまとめる

# 出力
「①決定事項」「②ToDo（表）」「③要確認」の3ブロックで

【会議メモ】
（記入例：ここに会議メモを貼り付ける）

03 議事録から次回のアジェンダを作る

使う場面：今回の未決事項をふまえ、次回会議の議題案を用意したいとき

以下の【今回の議事録】をもとに、次回会議のアジェンダ案を作成してください。

# 条件
- 今回の「未決事項」と「期限が次回までのToDo」を必ず議題に含める
- 各議題に「目的（報告か・討議か・決定か）」と「想定所要時間」を付ける
- 優先度の高い順に並べる
- 冒頭に、前回ToDoの進捗確認の時間を入れる

【今回の議事録】
（記入例：ここに議事録を貼り付ける）

【決定事項】
・新パンフレットは9月末までに作成する（理由：展示会に間に合わせるため）
・デザインはA案に決定（B案は費用超過のため見送り）

【ToDo】
｜担当｜期限｜タスク｜
｜田中｜8/20｜原稿の初稿を作成｜
｜佐藤｜8/25｜見積もりを3社から取得｜

【要確認】
・印刷部数（「たぶん5,000部」と発言あり。未確定）

決定事項・ToDo・要確認が分かれているので、会議に出ていない人が読んでも動けます。担当と期限は、必ず本人の認識と合っているかを確認してください。

• 決定事項と、ToDo（担当・期限）が分かれている
• 担当者名・期限・数字が、自分の記憶と合っている
• 未確定の事項が【要確認】として残っている
• 顧客名や社外秘を入力していない
• 社内共有用の体裁（敬体／常体）になっている

次の会議のあとは、走り書きメモを貼って「決定事項とToDo（担当・期限）を分けて議事録にして」と頼んでみましょう。よく使う議事録の項目を型として保存しておくと、毎回同じ体裁で作れます。慣れたら、未決事項から次回のアジェンダを作らせるところまで自動化できます。