長い資料やPDFに目を通すのは、時間のかかる仕事です。ChatGPTを使えば、資料を読み込ませて要点だけを数分で取り出せます。全部を読む前に「何が書いてあるか」をつかめるので、そのあとの作業がぐっと楽になります。

このレッスンのコツは、「誰に、何のために出す要約か」を先に決めることです。上司への一報、会議前の共有、稟議の添付では、必要な細かさが変わります。用途に合った形で要約させれば、そのまま仕事に使えます。

PDFはChatGPTに直接アップロードできます（無料版でも読み込めますが、1日の回数に制限があります）。制限に当たったら、本文をコピーして貼り付けるのが確実です。

【 】の部分を自分の業務内容に置き換えて、そのまま貼り付けて使えます。

01 意思決定用のサマリーにまとめる

使う場面：上司や会議に、判断材料として出したいとき

アップロードしたPDF（または以下に貼るテキスト）を、意思決定者向けに要約してください。

# 出力フォーマット
1. 目的（この資料は何のためのものか）：1行
2. 現状・課題：箇条書き3点
3. 提案・結論：箇条書き3点
4. 費用・期限などの数字：あれば列挙、なければ「記載なし」
5. ご判断いただきたい点：1〜2行

# ルール
- 原文にない情報は足さない。不明な項目は「記載なし」と書く
- 各項目は100〜150文字程度

【テキスト】
（記入例：PDFをアップロードするか、ここに本文を貼り付ける）

02 長い資料を分割して統合する

使う場面：資料が長すぎて、一度に読み込めないとき

これから長い資料を、数回に分けて貼ります。

1回目：以下は資料の第1部分です。要点を箇条書きで整理してください。まだ要約は確定しないでください。あとで全体を統合します。
（ここに第1部分を貼る）

── 最後のメッセージで ──
これまで整理した各部分の要点をもとに、全体を500文字程度で要約し、最後に「重要ポイント3つ」を箇条書きで付けてください。

03 社内チャット用の「3行速報」にする

使う場面：資料の要点を、すばやく社内に共有したいとき

次の資料を、社内チャットにそのまま貼れる「3行要約」にしてください。

# 条件
- 1行目＝結論（で、何が決まった・何がわかったか）
- 2行目＝背景や理由
- 3行目＝次にすべきこと（誰が・いつ）
- 絵文字や記号（** や #）は使わない。です・ますで書く

【資料テキスト】
（記入例：ここに資料の本文を貼り付ける）

・結論：新しい研修制度は来期から適用。対象は正社員のみです。
・背景：人手不足への対応として、研修の時間を勤務扱いにします。
・次にすること：詳細は人事部が今月中に社内通知します。

「で、結局どうなった？」がひと目で分かる形です。社内チャットやメールにそのまま貼れます。数字や日付は、元の資料と必ず照らし合わせてください。

• 「誰に・何のために」出す要約かを決めた
• 数字・固有名詞・結論を、元の資料で確認した
• 原文にない情報が足されていない（「記載なし」を確認）
• 社外秘・顧客情報を伏せた、または会社のルールを確認した
• 用途に合った形式（3行／意思決定用など）になっている

次に長い資料を受け取ったら、まず「誰に、何のために要約するか」を一言決めてから、AIに渡してみましょう。おすすめは、上司にそのまま出せる「意思決定サマリー」の型を、自分のメモに保存しておくことです。読み込みの制限に当たったら、あわてず本文をコピペすれば大丈夫です。