オフィス業務AI効率化 所要時間 約5分

業務マニュアルをAIで1時間で作る【手順書・FAQテンプレ付き】

口頭説明や箇条書きメモを、手順、注意点、FAQを含む社内マニュアルに変換する方法を学びます。

このレッスンで学ぶこと
  • 手順書の構成を作れる
  • 新人向けにわかりやすく整理できる
  • FAQとチェックリストを追加できる
使用ツール
ChatGPTNotion AI
概要

「その仕事、あの人しかわからない」——引き継ぎや新人教育のたびに困る属人化。頭の中にある手順を文章に起こすのは大変ですが、ChatGPTを使えば、質問に答えていくだけで、1時間ほどで業務マニュアルの下書きが作れます。

このレッスンのコツは、情報を一方的に渡すのではなく、ChatGPTに逆に質問させて、頭の中の手順を引き出させることです。うまく言葉にできない業務ほど、この「ヒアリング型」が効きます。

1つ正直にお伝えします。ChatGPTは操作画面のスクリーンショット(キャプチャ)を作ることはできません。文章と構成はAIに任せ、画面のキャプチャは自分で差し込む——この役割分担が、実用的なマニュアルへの近道です。

実践ステップ
01

ChatGPTに「先に質問して」と頼む

いきなり書かせるのではなく、「まず私に1問ずつ質問して」と頼みます。目的・対象読者・前提・手順・つまずく点・トラブル対処を、AIが順番に聞き出してくれます。答えていくだけで、頭の中が整理されます。

02

決まった「型」に流し込む

マニュアルは「目的・対象読者・前提・手順・注意点・トラブル時・FAQ・用語集・改訂履歴」の型に沿わせます。型を最初に指定すると、抜け漏れのない実用的な手順書になります。

03

新人が読める易しさに整える

入社1週間目の新人が、一人で読んで実行できるレベルに」と指定して書き直させます。社内の略語には説明を付け、「〜しておく」のような曖昧な表現は、具体的な操作に変えさせます。

04

図を差し込み、人が確認する

操作画面の図は、「[ここに画面キャプチャを挿入]」と印を付けさせ、自分で差し込みます。手順の正確さは、実際に手を動かして確認します。機密や社外秘は、伏せ字にするか一時チャットを使います。

そのまま使えるプロンプト

【 】の部分を自分の業務内容に置き換えて、そのまま貼り付けて使えます。

01 口頭の手順を「逆質問」で引き出す

使う場面:頭の中にしかない業務を、質問に答えながら手順書にしたいとき

プロンプト
あなたは業務マニュアル作成のプロの編集者です。
私が担当している業務を、これから手順書にまとめたいのですが、うまく言語化できていません。

まず、いきなり書き始めずに、私に1問ずつ質問してください(1回につき1〜2問まで)。
以下を引き出すための質問を、順番に投げてください。
- この業務の目的と対象読者(誰が読むか/新人か経験者か)
- 前提条件・事前に準備するもの(権限・ツール・データ・アカウントなど)
- 実際の操作手順(開始から完了までを時系列で)
- つまずきやすい点・判断が分かれる箇所・コツ
- トラブル時の対処
- 社内特有の用語・略語・呼び方

私の回答が曖昧なときは、具体例で聞き直してください。
必要な情報がそろったと判断したら、「以上で十分です」と言ってから手順書を書いてください。

02 骨子とFAQを、決まった型で一括生成する

使う場面:ヒアリング内容を、手順書+FAQに整えたいとき

プロンプト
以下のヒアリング内容をもとに、社内向けの業務マニュアル(手順書)を作成してください。

出力は、必ず次の見出しで書いてください。
1. 目的
2. 対象読者
3. 前提・準備するもの
4. 手順(番号付き。各ステップは「動詞で始める1文」+補足)
5. 注意点・コツ
6. トラブル時の対処(症状 → 原因 → 対処 の表)
7. よくある質問(新人がつまずく想定で「Q:/A:」を最低5問)
8. 用語集(社内の略語・呼称を「用語|読み|意味」の表で)
9. 改訂履歴(日付・版・変更点・担当 の空の表)

- 専門用語には、必ずかっこ書きで説明を添える
- 図やスクリーンショットが必要な箇所には[ここに画面キャプチャを挿入]と明記する

【ヒアリング内容】
(記入例:上のカードの回答や、既存メモを貼り付ける)

03 新人向けに、やさしく書き直す

使う場面:できた手順書を、新入社員が迷わず読める文章にしたいとき

プロンプト
次の業務マニュアルを、入社1週間目の新人が一人で読んで実行できるレベルに書き直してください。

# 条件
- 文体は「です・ます」の敬体で統一する
- 一文を短くし、専門用語・社内略語には初出でかっこ書きの説明を付ける
- 「〜しておく」などの曖昧な表現は、具体的な操作に置き換える
- 各手順の頭に「何のために行うか」を一言添える
- つまずきやすい所に「注意」、コツに「ヒント」を付ける
- 最後に「困ったときの連絡先を記入する欄」を作る

最後に、書き直した主なポイントを3〜5点、箇条書きで報告してください。

【手順書】
(記入例:ここに手順書を貼り付ける)
1時間で作る場合の時間割の目安
・ヒアリング(AIの質問に答える):15分
・骨子づくり(型に流し込む):10分
・本文の生成:15分
・FAQ・用語集の生成:10分
・人によるチェック+図の差し込み:10分

このように、ChatGPTが下書き、人が確認と図の差し込みという分担にすると、1時間ほどで実用的な下書きができます。もちろん、複雑な業務は、もう少し時間をかけて大丈夫です。

よくある失敗と直し方
01

いきなり「マニュアルを書いて」と頼む

情報が足りず、ありきたりな内容になります。「先に私に質問して」と頼み、頭の中の手順を引き出させるのが近道です。

02

操作画面のスクショも、AIが作れると思う

ChatGPTは操作画面のキャプチャは作れません。図が必要な箇所に印を付けさせ、自分で差し込みます。「文章はAI、画像は人」と分けて考えます。

03

社内資料を、そのまま貼って学習させようとする

機密や社外秘を含む資料は伏せ字にするか、一時チャットで扱います。学習に使われない設定(設定>データコントロール)も確認しておきます。

確認チェックリスト
  • 目的・対象読者・前提・手順・トラブル時・FAQ・用語集がそろっている
  • 新人が読んで実行できる易しさになっている
  • 社内の略語に、説明が付いている
  • 図・スクショを差し込む箇所に印がある(自分で挿入する)
  • 機密・社外秘を伏せた、または一時チャットを使った
演習

日常業務の1つを選び、AIで簡単な手順書を作成します。

提出物の例: AIに入力した指示文、AIの出力、あなたが修正した最終版、確認したポイントを1つのメモにまとめます。
よくある質問
Q

無料版でも、マニュアルは作れますか?

はい。質問に答えて手順書を作る流れは、無料版で十分にできます。既存のWord資料などをアップロードして整え直すこともできます(1日の回数に制限があります)。

Q

図やスクリーンショットも、AIが作ってくれますか?

いいえ。ChatGPTは操作画面のキャプチャは作れません。図が必要な箇所には印を付けてくれるので、そこに自分でスクリーンショットを差し込みます。

Q

社内の機密情報を入力しても大丈夫ですか?

機密や社外秘は伏せてから入力します。学習に使われない設定や一時チャットを併用すると、より安全です。

次の一歩

まずは引き継ぎに困っている業務を1つ選び、ChatGPTに「先に質問して」と頼むところから始めてみましょう。答えていくだけで、頭の中の手順が形になります。できた手順書は、実際に手を動かして確認し、画面の図を差し込めば完成です。属人化の解消は、この1本から始まります。

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