同じChatGPTでも、指示（プロンプト）の出し方で答えの質は大きく変わります。「メール書いて」とだけ頼むのと、「誰に・何のために・どんな条件で書くか」まで伝えるのとでは、返ってくる文章がまるで違います。

ネットには「深津式」「ゴールシーク」などいろいろな型がありますが、最初は1つの型だけで十分です。このレッスンでは、どんな仕事にも使える「4行の型（役割・目的・条件・形式）」を覚えます。

さらに、職場で効く「宛先と敬語の指定」、AIに逆に質問させるコツ、答えが微妙なときの直し方までまとめます。テンプレートはコピペできるので、自分の仕事で試しながら読んでください。

【 】の部分を自分の業務内容に置き換えて、そのまま貼り付けて使えます。

01 どんな仕事にも使える「4行テンプレート」

使う場面：メール・要約・企画など、あらゆる依頼の土台にするとき

あなたは【役割：例）丁寧なビジネス文書が得意な担当者】です。
【目的：例）取引先に納期の遅れをお詫びし、新しい納期を伝える】ために、文章を作成してください。

# 条件
- 宛先：【例）取引先／上司／社内】
- 【例）300字以内、謝罪→原因→新納期→再発防止の順】
- 【例）堅すぎない敬語で】

# 出力形式
【例）件名と本文を分けて／箇条書きで／表で】

【入力情報】
（記入例：ここに元になるメモや文章を貼り付ける）

02 4行テンプレートを「お詫びメール」に当てはめる

使う場面：納期の遅れを取引先にお詫びするメールを作るとき

あなたは丁寧なビジネスメールが得意な営業担当です。
取引先に納期の遅れをお詫びし、新しい納期を伝えるためのメールを作成してください。

# 条件
- 宛先：取引先（今回が初めてのお詫び）
- 「謝罪 → 遅れた原因 → 新しい納期 → 再発防止」の順
- 300字以内、堅すぎない敬語で

# 出力形式
件名と本文を分けて出力

【状況メモ】
（記入例：部品の入荷遅れで1週間遅延／新納期は◯月◯日）

03 書き始める前に、AIに質問させる

使う場面：依頼の条件がまだ固まっていない、企画や相談のとき

あなたは企画づくりを手伝うアシスタントです。
これから【テーマ】について一緒に考えます。

# 進め方
- いきなり書き始めず、まず良い内容にするために必要な情報を、私に3〜5個質問してください
- 私の回答を受けてから、本文を作成してください

【テーマ】
（記入例：20代向けの月額制〔サブスク〕サービスの企画）

・もっと簡潔に、半分の長さにして
・箇条書き（または表）にして
・前半はそのままで、結論だけ書き直して
・もっとやわらかい（丁寧な）言葉づかいにして
・専門用語を減らして、初めての人にも分かる言葉で
・具体例を1つ足して

一度で完璧を狙わず、これらを追加で送って、会話しながら仕上げるのがコツです。ゼロから作り直すより、直していくほうがずっと速く済みます。

• 「役割・目的・条件・形式」の4つを指示に入れた
• 宛先と敬語のレベルを指定した
• 出力の形式（箇条書き・件名と本文など）を決めた
• 固有名詞や機密情報を、そのまま入力していない
• 答えが微妙なら、追加指示で直した

今日から、AIに何かを頼むときは「役割・目的・条件・形式」の4行を意識してみましょう。慣れたら、この4行テンプレートを自分のメモ帳に保存しておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。答えが微妙なときは、あきらめずに「もっと簡潔に」などと追加で直していくのがコツです。