下書きをChatGPTに渡して一行指示するだけ。送れる状態のビジネスメールが返ってくる。
やり方は一つだ。まず言いたいことを、正確さを気にせず書き出す。箇条書きでも話し言葉でもいい。 それをChatGPTに渡して、「○○宛の丁寧なビジネスメールに整えてください」と一行添える。 それだけで件名・書き出し・本文・締めが揃った、送れる状態のメールが返ってくる。
以下は、よくあるシーン別のプロンプトだ。コピーしてChatGPTに貼りつけ、点線以下に自分の下書きを入れるだけでいい。
AIはあなたの代わりに書くのではなく、あなたの意図をより伝わる形に整える道具だ。最終的な判断は、常に自分でする。まず一通、試してほしい。
使う場面：日程を提案して、先方の都合を確認したいとき。
以下の内容を、取引先の担当者宛の丁寧なビジネスメールに整えてください。件名も提案してください。 --- 来週の火曜か水曜に、30分ほど打ち合わせをしたい。場所は弊社か先方のオフィスでどちらでも。先方の都合を確認したい。
使う場面：面談後に感謝を伝えつつ、次のアクションを添えたいとき。
以下の内容を、商談後のお礼メールとして丁寧に整えてください。温かみを残しつつ、フォーマルに。 --- 今日はお時間をとってくれてありがとう。話した内容を社内で確認して、来週中に返事をする。
使う場面：返信が遅れてしまい、お詫びを添えながら本題に入りたいとき。
以下の内容を、返信の遅れへのお詫びと本題を含むメールに整えてください。過度に謝りすぎず、自然な敬語で。 --- 返事が遅くなってしまった。申し訳ない。ご質問の件だが、〇〇という方向で進めたいと思っている。改めて確認したい点がいくつかある。
使う場面：関係を壊さずに、今回の依頼を断りたいとき。
以下の内容を、丁重に断るメールとして整えてください。関係を損なわず、今後も連絡を取りやすいトーンで。 --- 今回のご依頼は、スケジュールの都合上お受けするのが難しい状況だ。大変申し訳ないが、今回は見送らせてほしい。
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